Những điều nên chú ý khi sử dụng Email

Nhiều người vì quá vội vã hay là vô tâm mà viết Email không đúng chuẩn, thiếu cái này, thừa cái khác và đôi khi đem lại cảm giác khó chịu cho người nhận.

Và nếu đó là thư ứng tuyển xin việc chẳng hạn, thư của bạn có thể bị cho là Spam hoặc nhà tuyển dụng có thể bỏ qua bức thư của bạn vì không hài lòng với "thái độ" của bạn.

Vì vậy, khi viết Email cần phải chú ý những điều đơn giản thế này:

1. Cần phải có Tiêu đề (Subject)

Mô tả ngắn gọn về nội dung thư

VD: "Đăng ký thi tuyển viên chức đợt 2 năm 2013"

2. Khi nào thì Reply, Reply to All, khi nào thì gửi bản sao, khi nào thì gửi bản sao ẩn (CC và BCC)

Tùy hoàn cảnh cụ thể để lựa chọn hình thức trả lời cho phù hợp.

Ví dụ: CC thường gửi cho Sếp để báo cáo.

BCC gửi trong trường hợp tế nhị, cần ẩn thông tin người nhận.

3. Mở đầu, kết luận, và chữ kí

Thưa gửi lịch sự.

Kết luận nội dung.

Chữ kí mang phong cách chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

4. Không nên viết sai lỗi chính tả hoặc viết tắt quá nhiều

Không viết hoa toàn bộ NHƯ THẾ NÀY cũng như TùY TiệN ThẾ nÀy.

Đặc biệt là không nên dùng ngôn ngữ xì-tjn như chài ơi bùn qué nếu đó là email công việc.

5 Những chú ý khác

- Chú ý khi đính kèm tệp tin: Đúng nội dung, đặt tên phù hợp, có giải thích, và đừng quên đính kèm.

- Nên trả lời Email sớm nhất có thể, sau khi nhận được.

- Nội dung Email ngắn gọn, bố cục sáng sủa.

Văn hóa Email thật giản dị, chỉ có bấy nhiêu.

Làm được từng ấy là Email đã thành công được 9 phần rồi.

Sau đây, bạn cũng có thể rút ra cho mình những điều chú ý riêng khi viết thư trong những trường hợp cụ thể, và ngoài ra có thể có những kinh nghiệm khác trong Cuộc sống trực tuyến như Văn hóa sử dụng Facebook, Văn hóa nhắn tin ...